L’entretien préalable

L’entretien préalable relève d’une procédure de licenciement pour motif personnel et dans certains cas de licenciement économique.

Cette obligation légale provient des fondements même de la République et des engagements constitutionnels et internationaux de notre pays.

Il s’agit de favoriser l’échange entre un salarié qui risque d’être licencié et son employeur, afin qu’il puisse se justifier et éventuellement avancer une alternative au licenciement.

Des règles très strictes doivent être respectées par l’employeur sous peine de se voir appliquer des sanctions relativement sévères.

En pratique, l’entretien consiste pour l’employeur à partager son intention de licencier et ses motivations avec le salarié.

Pour le salarié, il consiste à s’expliquer et se défendre. Au-delà de l’information et des échanges, l’objectif est de trouver un terrain d’entente, éventuellement une conciliation afin d’éviter la rupture du contrat.

L’entretien préalable est impératif dans tous les cas de licenciement individuel, que le motif soit personnel ou économique.

L’entretien préalable est également obligatoire avant l’application de certaines sanctions disciplinaires.

Cette obligation légale s’applique indépendamment de la taille de l’entreprise, de ses effectifs ou de son chiffre d’affaires, et ce, même en cas de suspension du contrat de travail.

Le Code du travail encadre la procédure d’entretien préalable au licenciement et en sanctionne les manquements.

Selon l’article L1232-2 du code du travail, « l’employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable ».

La convocation à entretien préalable de licenciement doit comporter les mentions obligatoires énoncées par l’article R1232-1 du Code du travail.

La possibilité pour le salarié d’être assisté

La convocation à l’entretien préalable de licenciement « rappelle que le salarié peut se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou en l’absence d’institutions représentatives dans l’entreprise, par un conseiller du salarié » (Art. R1232-2 CT).

Dans ce dernier cas, le conseiller du salarié peut être choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative.

L’adresse des services dans lesquels cette liste est accessible doit quant à elle être mentionnée dans la convocation (Art. L1232-4 CT).

L’employé peut notamment consulter cette liste dans une mairie, un bureau de l’inspection du travail ou de la DIRECCTE).

Lorsque l’employeur n’a pas mentionné une de ces adresses, une irrégularité de procédure peut lui être reprochée. Cela s’applique même si l’employé parvient à se faire assister.

Les délais à respecter

Au moins 5 jours ouvrables doivent espacer la date de présentation de la convocation et la date de l’entretien préalable (Art. L1232-2 CT).

Ce dernier se tiendra ainsi au sixième jour après la réception de la lettre, même si l’employé n’a pas ouvert ou récupéré la lettre à la date de réception.

Lorsque le décompte, qui débute le lendemain du jour de la présentation de la convocation, se termine un weekend ou un jour férie, l’entretien se tiendra au premier jour ouvrable suivant (art. R1231-1 CT).

Le délai de 5 jours est censé permettre à l’employé de préparer sa défense et/ou de contacter un conseiller du salarié lorsque celui-ci est extérieur à l’entreprise.

Lorsque l’employeur ne le respecte pas, une sanction pour irrégularité de procédure est prononcée. Elle entraîne nécessairement un préjudice pour le salarié.

La représentation possible de l’employeur

Lors de l’entretien, l’employeur peut se faire représenter par un membre du personnel qui en a mandat.

Autrement dit, il s’agit de celui qui a le pouvoir de s’occuper de l’embauche et du licenciement.

Le Code du travail ne prévoit pas de textes qui régissent l’assistance de l’employeur lors de l’entretien préalable.

Néanmoins, la jurisprudence a spécifié quelques règles à respecter, notamment le fait que seule une personne appartenant à l’entreprise peut assister l’employeur. Il faut également que cela ne détourne pas l’entretien de son objet, notamment les échanges, la conciliation et la recherche d’une alternative au licenciement.

Ni un avocat ni un huissier ne peuvent pas non plus se présenter à l’entretien pour quelque raison que ce soit, même s’ils ne participent pas au débat et restent muets.

Lorsque l’employeur est assisté par une personne qui n’appartient pas à l’entreprise, il y a irrégularité de procédure.

Absence du salarié lors de l’entretien

L’obligation légale sur l’entretien préalable se limite à la simple convocation que l’employeur doit envoyer, sans imposer que l’entretien ait lieu.

Ainsi, un salarié peut refuser de signer la décharge d’une convocation remise en main propre, de chercher la lettre recommandée A/R à la poste ou même de se présenter à l’entretien.

Cette absence ne constitue pas pour autant une faute et n’a pas pour effet de retarder ou de suspendre la procédure de licenciement.

Cela ne dispense pas non plus l’employeur de justifier les griefs invoqués à l’encontre de l’employé, ni au conseil de Prud’hommes de vérifier si le licenciement n’est pas abusif.

Aussi, la procédure de licenciement se poursuit normalement même si le conseiller du salarié ne se présente pas ou arrive en retard à l’entretien.

Déroulement de l’entretien

Lorsque toutes les conditions légales sont réunies et que toutes les personnes conviées sont présentes, l’entretien préalable peut commencer. C’est l’employeur qui est responsable de son bon déroulement.

Si les deux parties ne parlent pas la même langue, la présence d’ un traducteur accepté par les deux parties est nécessaire, sinon la procédure est irrégulière.

L’entretien préalable s’effectue par un face-à-face entre au moins deux personnes.

Chaque réunion doit s’effectuer individuellement.

« Au cours de l’entretien préalable, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié » (L1232-3). Il ne justifie pas les griefs invoqués par des documents, mais les présente simplement.

Cela permettra à l’employé de s’expliquer, se justifier ou contester lesdits griefs.

L’employeur avancera tous les faits reprochés en tant que motif du licenciement lors du face-à-face. Il ne pourra plus en ajouter après l’entretien.

L’employeur ne peut pas non plus décider le licenciement. Il ne peut remettre un document de fin de contrat ou une lettre de licenciement au cours de l’entretien.

Le respect des délais légalement fixés est indispensable.

Le manquement à ces règles ne remet pas en cause la cause réelle et sérieuse du licenciement. Il rend la procédure irrégulière. Une indemnité au profit du salarié la sanctionnera.

Il a enfin le devoir d’écouter les explications du salarié concernant ses reproches. Et éventuellement revérifie ses affirmations, les documents justificatifs. Sauf abus, tous les propos avancés lors des échanges ne seront pas des motifs du licenciement.

À l’issue de l’entretien préalable

L’employeur doit envoyer à l’intéressé une lettre recommandée avec accusé de réception en guise de notification de la mesure disciplinaire. Ce document indique précisément tous les griefs reprochés avec tous les détails.

L’envoi de cette lettre doit s’effectuer au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien préalable (Art. L1232-6 CT) et au plus tard 1 mois après ce face-à-face en cas de licenciement disciplinaire pour faute.

En cas d’irrespect du délai, la procédure devient irrégulière. Le salarié perçoit une indemnité, mais cela n’a aucune incidence sur la validité du licenciement.

Enfin, la lettre de licenciement ne peut pas indiquer de nouveaux motifs ajoutés après l’entretien préalable.

Pour tout interrogation concernant le déroulement de votre entretien préalable, prenez contact avec notre Cabinet.